Hinweisgeber

1. Vorwort

Die Beachtung von Gesetz und Recht, der internen Vorgaben sowie die Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze ist für die Rhönland eG höchstes Gebot. Es ist für uns von entscheidender Bedeutung, von möglichem Fehlverhalten zu erfahren und für eine entsprechende Aufklärung zu sorgen.

Die Rhönland eG unterliegt den Bestimmungen des HinSchG.

Das eingerichtete Hinweisgeberverfahren gewährleistet den umfassendsten Schutz sowohl für die Hinweisgebenden als auch für den/die Betroffenen. Dazu gehört auch, dass wir die Möglichkeiten zur anonymen Kontaktaufnahme und Meldung anbieten.

Erst nach einer sorgfältigen Prüfung der Hinweise und dem Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen schwerwiegenden Regelverstoß wird eine Ermittlung eingeleitet. Diese erfolgt unter strikter Wahrung höchster Vertraulichkeit und im Rahmen eines fairen, zügigen und vertraulichen Prozesses.

2. Kontakt interne Meldestelle

Meldungen können an unseren externen Hinweisgeberbeauftragten, Wasim Barkat oder seine Vertreter, entweder per E-Mail an hinweise-rhoenland@psw.de oder als telefonische Nachricht unter +49 176 873 085 57 gemeldet werden.

Für Meldungen per E-Mail stellen wir eine Verschlüsselung bereit. Siehe Abschnitt 8.

Die Anonymität des Hinweisgebenden wird gegenüber der Rhönland eG gewahrt und wird nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung offengelegt.

3. Meldungen von Verstößen, die den Hinweisgeberschutz garantieren

Nachfolgende Rechtsverstöße können über unsere interne Meldestelle gemeldet werden:

• Steuerbetrug
• Geldwäsche
• Ungereimtheiten bei der öffentlichen Auftragsvergabe
• Fehler bei der Produkt- und Verkehrssicherheit
• Verstöße gegen den Umweltschutz
• Gefahren für die öffentliche Gesundheit
• Verstöße gegen Verbraucher- und Datenschutz
• Verstöße gegen Strafvorschriften
• Verstöße, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen, und dem Zweck der Norm zuwiderlaufen, konkret dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit, so wie dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dienen

4. Inhalt einer Meldung

Je mehr Informationen, Belege und Beweise Sie uns zur Verfügung stellen können, desto besser kann Ihre Meldung bearbeitet werden. Als Hilfestellung können Sie sich an den nachfolgenden Hinweisen orientieren:

• Um welches Unternehmen/Standort handelt es sich?
• Ihren Namen und Ihre Position bzw. in welcher Verbindung stehen Sie zu dem Unternehmen?
• Was möchten Sie melden?
• Wann war dieser Vorfall?
• Wer ist an dem Sachverhalt beteiligt? (Personen, Abteilung, usw.)
• Gibt es weitere Zeugen?
• Sollten Ihnen Belege oder Beweise vorliegen, bspw. Dokumente, Fotografien o.Ä., können Sie diese bei Ihrer Meldung zur Verfügung stellen.
• Wenn Sie möchten, teilen Sie abschließend mit, wie der Hinweisgeber-Beauftragte Sie ggf. erreichen kann, um Rückfragen zu stellen und Ihnen das Ergebnis des Ermittlungsverfahrens mitteilen zu können?

Die Meldung kann ebenso auch anonym/pseudonym abgeben werden. Die Anonymität des Hinweisgebenden wird gewahrt und nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung offengelegt.

5. Missbrauch der Meldestelle

Bei wissentlichen Falschmeldungen und vorsätzlichem Missbrauch behält sich die Rhönland eG das Recht vor, Strafantrag zu stellen oder andere geeignete Sanktionen zu ergreifen.

6. Externe Meldestellen

Ihnen stehen weiterhin externe Meldestellen bei den jeweiligen Überwachungsbehörden zur Verfügung. Rufen Sie für die Kontaktinformationen die Websites der zuständigen Behörden auf.

7. Ablauf eines Verfahrens

Nach Eingang der Meldung erhält der Hinweisgebende innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung des Hinweisgeberbeauftragten. Es sei denn es liegt keine Kontaktmöglichkeit vor oder die Meldung wurde anonym vorgenommen.

Nach 3 Monaten wird der Hinweisgebende über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen informiert. Es müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen nach §18 HinSchG sein. Solche können u.a. interne Nachforschungen oder mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems sein.

Sollten sich trotz Nachforschungen keine hinreichenden Beweise ergeben, wird der Hinweisgebende über den Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise informiert. In einem solchen Fall steht dem Hinweisgebenden der Weg über die externen Beschwerdestelle frei. Diese Meldestelle hat 6 Monate Zeit, um das Verfahren abzuschließen.

8. Sicherheit der Verarbeitung

Für die Durchführung des Verfahrens wurden angemessene Schutzmaßnahmen sowohl technischer, als auch organisatorischer Natur getroffen.

Um Ihnen eine sichere Meldung zu ermöglichen, stellen wir Ihnen nachfolgend die öffentlichen Schlüssel für eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation zur Verfügung.

Für PGP

Für S/MIME

9. Informationen zum Datenschutz beim Hinweisgeberschutzsystem

Wir als verantwortliches Unternehmen nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten – sofern welche im Rahmen Ihrer Meldung und der Kommunikation über den von uns bereitgestellten Meldekanal entstehen - vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Die nachfolgende Erklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, den von uns verwendeten Meldekanal zu erläutern und den Hinweisgeber (m/w/d) bei Nutzung dieses Systems über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von Daten zu informieren.

9.1 Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Rhönland eG
Am Lindig 1
36466 Dermbach/Rhön
Telefon: 036964 / 79-0
E-Mail: info@rhoenland-hof.de

- nachstehend Unternehmen/wir genannt -

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet.
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter dsb@psw.de und unter +49 159 046 130 67.

9.2 Beschreibung des Verarbeitungsprozesses

Für Unternehmen können interne Missstände, insbesondere Kriminalität innerhalb der Organisation bedrohliche Folgen haben. Zur Unterstützung der Einrichtung von Hinweisgebersystemen und dem Schutz der Hinweisgeber, ist am 23.10.2019 die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft getreten. Das Hinweisgebersystem ermöglicht die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber (engl. Whistleblower) über einen sicheren Meldekanal.
Wir sind davon überzeugt, dass ein Hinweisgebersystem uns dabei unterstützt, Schwachstellen und Missstände schnell zu erkennen und so unmittelbar zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg beiträgt.

9.3 Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

Es werden nur personenbezogene Daten erhoben, die der Hinweisgeber bewusst mitteilt:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Weitere personenbezogene Daten, die im Rahmen der Beschreibung des Hinweises entstehen

9.4 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der von Ihnen bewusst mitgeteilten personenbezogener Daten, um Verstöße innerhalb unseres Unternehmens zu vermeiden und aufzudecken, um die Rechtmäßigkeit interner Verfahren zu prüfen und um unsere Integrität zu schützen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (des Hinweisgebers sowie der von der Meldung betroffenen Person) ergibt sich somit aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG, Art. 88 DSGVO.

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich darüber hinaus aus einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
• Soweit der Hinweisgeber seine Identität gewollt oder bewusst preisgeben möchte, ist die Rechtsgrundlage für diese Angaben eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (bewusste Aufhebung der Anonymität im Meldeformular). Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen, wobei dies jedoch faktisch nur bis zu einem Monat nach erfolgter Meldung wirksam möglich wäre, da die beschuldigte Person gem. Art. 14 Abs. 3 lit. a) DSGVO spätestens einen Monat nach der Meldung über die Verarbeitung ihrer Daten und über die Identität des Hinweisgebers informiert werden muss.

9.5 Zweckbestimmung

Das Hinweisgebersystem steht Mitarbeitern unseres Unternehmens und Dritten (z.B. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Mitarbeiter verbundener Unternehmen) zur Hinweismeldung zur Verfügung.

Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Verstöße gegen das Unionsrecht nach EU-Richtlinie 2019/1937, insbesondere über strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung unseres Unternehmens führen können als auch zur Aufnahme von allgemeinen Prozessmängel und Schwachstellen, die einen entsprechenden Handlungsbedarf erfordern.
Nachfolgende Rechtsverstöße können über unsere interne Meldestelle gemeldet werden:  

• Steuerbetrug
• Geldwäsche
• Ungereimtheiten bei der öffentlichen Auftragsvergabe
• Fehler bei der Produkt- und Verkehrssicherheit
• Verstöße gegen den Umweltschutz
• Gefahren für die öffentlicher Gesundheit
• Verstöße gegen Verbraucher- und Datenschutz
• Verstöße gegen Strafvorschriften
• Verstöße, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen, und dem Zweck der Norm zuwiderlaufen, konkret dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit, so wie dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dienen

Ziel ist es, die Daten der Hinweisgeber unter Wahrung ihrer Anonymität zu verarbeiten.

9.6 Speicherung personenbezogener Daten des Hinweisgebers

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe bis zum Abschluss des Prüfverfahrens und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, insbesondere wenn nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO gesetzliche Verpflichtungen zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder einer der Betroffenen in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat.

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, sobald der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.
Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

9.7 Speicherung personenbezogener Daten der vom Hinweis betroffenen Person

Für den Fall, dass personenbezogene Daten gespeichert werden, wird der davon Betroffene über die Verarbeitung und Nutzung dieser Daten informiert, sobald davon keine Gefahr für die Sachverhaltsaufklärung besteht. Der von der Meldung Betroffene hat in diesem Fall auch einen Anspruch auf Auskunft der über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht vorbehaltlich der vorstehenden Regelungen grundsätzlich ausgenommen.

9.8 Weitergabe der personenbezogenen Daten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften ausschließlich dann an andere Empfänger und Dritte weitergeleitet, wenn dies unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers möglich ist oder durch diesen im Einzelfall eine Einwilligung vorliegt.

Mit der Errichtung und dem Betrieb des Hinweisgebersystems hat der Verantwortliche

PSW GROUP GmbH & Co. KG
Herrn Wasim Barkat
Flemingstr. 20-22
36401 Fulda

als Meldestelle und Mittler beauftragt.

Die Meldestelle eröffnet verschiedene Meldemöglichkeiten auch für anonyme Hinweisgeber im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und stellt insbesondere den Schutz der Hinweisgeber durch eine umfassende Anonymisierung der übermittelten Informationen sicher. Die Meldestelle kommuniziert mit dem Hinweisgeber, erteilt die Eingangsbestätigung und informiert diesen über die ergriffenen Folgemaßnahmen durch den Verantwortlichen.

Die Meldestelle übermittelt die für die Aufklärung eines Sachverhaltes erforderlichen Informationen an die zuständigen Stellen im Unternehmen und berät und unterstützt den Verantwortlichen bei der Aufklärung des Sachverhaltes.

Soweit sich ein strafrechtlich relevanter Sachverhalt ergibt, prüft und entscheidet die Rhönland eG über die Weiterleitung der Informationen an Strafverfolgungs- oder sonstige zuständige Behörden.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.

9.9 Wahrung der Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in der Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Nach Art. 15 DSGVO hat die betroffene Person, sowohl der Hinweisgeber als auch die beschuldigte Person, Anspruch auf Auskunft der zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf Herkunft und Empfänger beziehen. Es besteht jedoch keine Auskunftsverpflichtung, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die wegen überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung einer Meldung. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Für weitere Fragen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

9.10 Änderungen

Bitte beachten Sie den jeweils aktuellen Stand dieser Seite, da wir regelmäßig Änderungen an den Inhalten im Rahmen unserer Reviewprozesse vornehmen.

Stand: März 2024